📘 Manual Completo: Romaneio, Riscos Fiscais e Auditoria Operacional
Por Ivanete Vieira Serpa
1. Introdução: O papel do romaneio na gestão empresarial
A gestão logística envolve múltiplos processos e pessoas. Um erro na conferência ou expedição pode gerar prejuízos e insatisfação. O romaneio de carga é uma ferramenta que organiza, documenta e protege a operação.
2. Estrutura técnica do romaneio
- Identificação do documento
- Remetente e destinatário
- Transportadora, veículo e motorista
- Origem, destino e rota
- Produtos, quantidades, pesos, embalagens e marcações
- Chaves das NF-e vinculadas
- Assinaturas de conferência e entrega
- Observações e ocorrências
📑 O Romaneio e sua Obrigatoriedade em 2025
🌟 Importante:
> O romaneio, por si só, não é um documento fiscal obrigatório com força de lei autônoma. No entanto, as informações que ele organiza são exigidas por normas fiscais e operacionais, e sua ausência pode comprometer a conformidade da empresa.
Mudanças recentes:
- NT 2025.001 (SEFAZ/ANTT): exige dados bancários, NCM e volumes no MDF-e.
- NT 2025.002: prepara os layouts da NF-e e NFC-e para IBS e CBS.
- NF-e: já exige descrição, quantidade, peso e NCM dos produtos.
📌 O uso de ERPs como TOTVS e Nomus é recomendado para garantir conformidade e automação.
3. Tipos de romaneio
- Romaneio de carga
- Romaneio de entrega
- Romaneio de transporte
- Romaneio de colheita
- Romaneio simplificado
🧩 Romaneio:
- Produção: controle de saída da linha de montagem
- Colheita: registro por talhão, operador ou equipamento
- Expedição: separação de pedidos no CD
- Recebimento: conferência com NF-e e pedido de compra
- Documentos: envio físico entre unidades ou órgãos públicos
📌 Sempre que há movimentação de itens — físicos ou documentais — o romaneio pode ser aplicado.
4. Benefícios práticos do romaneio
- Organização do processo logístico
- Facilidade na conferência e fiscalização
- Segurança jurídica e proteção contra sinistros
- Rastreamento e transparência
- Redução de erros e retrabalho
5. Romaneio x Manifesto x NF-e x CIOT
| Documento | Finalidade | Obrigatoriedade | Quem emite |
|-----------|------------|------------------|-------------|
| Romaneio | Lista física/digital da carga | Obrigatório em alguns casos | Embarcador ou transportadora |
| MDF-e | Consolida várias NF-e | Obrigatório para transporte | Transportadora |
| NF-e | Documento fiscal | Sempre obrigatório | Emitente da venda |
| CIOT | Formaliza o frete | Obrigatório para transporte remunerado |Contratante do frete|
6. Integração com sistemas ERP
ERPs como TOTVS e Nomus permitem:
- Emissão automática de romaneios
- Leitura de códigos de barras
- Integração com estoque, transporte e financeiro
- Dashboards com status em tempo real
- Alertas de divergência e rastreabilidade completa
7. Crimes fiscais e notas frias em Mato Grosso (SEFAZ/MT)
- Operação Hortifraude (2025): fraude de R$ 45 milhões
- Operação Rent-A-Business (2025): fraude de R$ 7,6 bilhões
- Operação Ultimatum – Sorriso (2025): produtores rurais autuados por sonegação de ICMS e uso de empresas de fachada
📌 Empresas sem controle documental adequado ficam vulneráveis a autuações e bloqueios.
8. Como identificar e prevenir notas frias
- Validar chave da NF-e na SEFAZ
- Conferir QR Code e CNPJ
- Comparar com pedido e estoque
- Manifestar MD-e
- Registrar no Livro de Ocorrência Fiscal
- Usar sistemas com trilha de auditoria
9. Checklist rápido
✅ NF-e validada
✅ Emitente ativo
✅ Dados coerentes
✅ Lastro físico conferido
✅ MD-e manifestado
✅ Livro de ocorrência atualizado
✅ Alertas sistêmicos sem pendências
🧾 O romaneio é mais do que um documento de apoio: é uma ferramenta de defesa, controle e conformidade. Em um cenário fiscal cada vez mais rigoroso, ele se torna essencial para proteger a empresa de riscos, fraudes e autuações.
📌 Mensagem final:
> O que não é registrado, não existe. O que não é controlado, não é confiável.
> O romaneio é o elo entre o físico e o fiscal — e empresas que compreendem isso constroem confiança, reputação e sustentabilidade.
📚 Referências Técnicas e Jurídicas
- TOTVS – www.totvs.com
- Nomus – Softwares de Gestão para Indústrias ( www.nomus.com.br)
- Instrução Normativa SRF nº 680/2006
- Decreto nº 6.759/2009 (Regulamento Aduaneiro)
- Notas Técnicas NT 2025.001 e NT 2025.002 – SEFAZ/ANTT
- Resolução ANTT nº 3.658/2011 – CIOT
- Operação Ultimatum – Sorriso (MT), 2025
- Fatos em Dia
- Nortão MT
- Só Notícias
Referências Técnicas Utilizadas
Este conteúdo foi desenvolvido com base em práticas consolidadas de mercado e em soluções tecnológicas de empresas líderes em gestão empresarial e ,
📗 Sobre o Livro
Título: Auditoria de Riscos e Segurança da Informação: Guia Essencial para Empresas
Volume II da Série: Segurança e os Crimes Cibernéticos — O Que Você Precisa Saber
Autora: Ivanete Vieira Serpa
Este livro apresenta uma abordagem prática e estratégica sobre os principais riscos operacionais e fiscais enfrentados por empresas, com foco em:
- Romaneios e controles logísticos
- Notas fiscais e prevenção de fraudes
- Auditoria digital e ferramentas de IA
- Riscos por área crítica (Financeiro, Compras, RH, TI, Estoque)
- Cultura corporativa como barreira contra crimes cibernéticos
📌 Lançamento previsto em breve, com distribuição pelo site oficial e plataformas digitais.
✅ Checklist Final: Conferência Fiscal e Logística antes da Liberação da Carga
Antes de liberar qualquer operação de transporte ou expedição, revise os seguintes pontos:
- 🔍 NF-e validada na SEFAZ
Verifique a chave de acesso, QR Code e status do emitente.
- 📦 Romaneio emitido e conferido
Certifique-se de que os dados estão alinhados com a NF-e e o pedido.
- 🚚 MDF-e manifestado corretamente
Inclua dados de frete, NCM e informações bancárias conforme NT 2025.001.
- 🧾 CIOT gerado (quando aplicável)
Formalize o pagamento do frete e garanta a regularidade da operação.
- 📋 Dados coerentes entre pedido, estoque e documentos fiscais
Evite divergências que possam gerar autuações ou bloqueios.
- 📁 Livro de Ocorrência Fiscal atualizado
Registre qualquer divergência, devolução ou irregularidade.
- ⚠️ Alertas sistêmicos resolvidos
Verifique se o ERP sinalizou pendências ou inconsistências antes da liberação.
📌 Este checklist deve ser aplicado em todas as operações críticas, especialmente em transportes intermunicipais, interestaduais, exportações e cargas fracionadas. Ele protege sua empresa contra riscos fiscais, operacionais e jurídicos.
✅ Checklist Final: Conferência Fiscal e Logística antes da Liberação da Carga
- NF-e validada na SEFAZ
- Romaneio emitido e conferido
- MDF-e manifestado corretamente
- CIOT gerado (quando aplicável)
- Dados coerentes entre pedido, estoque e documentos fiscais
- Livro de Ocorrência Fiscal atualizado
- Alertas sistêmicos resolvidos
Aqui está o checklist unificado para operações com grãos e insumos agrícolas, ideal para empresas do agronegócio que atuam com transporte, expedição, recebimento e controle fiscal de produtos como soja, milho, fertilizantes, sementes e defensivos:
✅ Checklist Integrado de Romaneio: Grãos e Insumos Agrícolas.Aplicável a cooperativas, revendas, distribuidores, transportadoras e propriedades rurais
Este checklist foi desenvolvido para garantir que todas as etapas do romaneio sejam cumpridas com segurança, rastreabilidade e conformidade fiscal — tanto para produtos agrícolas (grãos) quanto para insumos (fertilizantes, sementes, defensivos).
📋 Dados Preliminares
- [ ] Identificação do remetente (empresa fornecedora ou unidade produtora)
- [ ] Identificação do destinatário (cliente, fazenda, armazém ou unidade de recebimento)
- [ ] Dados da transportadora (nome, CNPJ, telefone)
- [ ] Informações do veículo (placa, tipo de carroceria) e do motorista (nome, CPF, CNH)
- [ ] Local de origem e destino da carga
- [ ] Data e hora previstas para embarque e entrega
📦 Detalhamento da Carga
- [ ] Lista dos produtos transportados:
- Grãos (ex: soja, milho, algodão, trigo)
- Insumos (ex: ureia, MAP, KCl, sementes, defensivos, calcário)
- [ ] Quantidade e unidade de medida (toneladas, sacas, litros, fardos)
- [ ] Peso líquido e peso bruto por item e total
- [ ] Tipo de embalagem (granel, big bags, sacaria, bombonas)
- [ ] Número de volumes e identificação dos lotes
- [ ] Condições especiais de transporte (ex: inflamáveis, produtos perigosos, refrigeração)
📑 Documentação Vinculada
- [ ] Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) associadas
- [ ] Contratos de fornecimento ou pedidos de compra vinculados
- [ ] Licenças ou autorizações (ex: MAPA, ANVISA, IBAMA, quando aplicável)
- [ ] CIOT (quando houver contratação de frete autônomo)
- [ ] MDF-e emitido e autorizado
🖨️ Emissão e Impressão
- [ ] Romaneio gerado via ERP (ex: TOTVS Protheus) ou TMS
- [ ] Impressão em 2 vias (uma para o motorista, outra para o destinatário)
- [ ] Código de barras ou QR Code para rastreabilidade (se disponível)
✅ Conferência e Assinaturas
- [ ] Conferência física da carga no carregamento (quantidade, integridade, lacres)
- [ ] Assinatura do motorista e da equipe de expedição
- [ ] Conferência no recebimento (com registro de divergências, se houver)
- [ ] Assinatura do responsável pelo recebimento e devolução da via assinada
🗂️ Finalização e Arquivamento
- [ ] Registro do romaneio no sistema ERP
- [ ] Digitalização e arquivamento eletrônico
- [ ] Inclusão no dossiê fiscal e logístico da operação
- [ ] Disponibilização para auditoria e rastreabilidade
📌 Recomendação da Supervisora Tributária:
> “Seja grão ou insumo, o romaneio é o elo entre o físico e o fiscal. Ele protege a empresa contra perdas, autuações e falhas operacionais. Um checklist bem aplicado é garantia de conformidade e reputação no campo.”
🏛️ Aplicação Prática: Supervisão Tributária e Governança Digital
Por Ivanete Vieira Serpa – Supervisora Tributária
Durante minha atuação na Agro Amazônia, lideramos a reestruturaçao do software que parte estava ocioso, reestruturação do sistema TOTVS Protheus com foco em fortalecer os controles fiscais e contábeis, especialmente porque na época a empresa contava apenas com auditoria independente.
A política interna que implementamos foi clara:
> “Todas as informações fiscais, contábeis e logísticas devem ser registradas, validadas e extraídas exclusivamente do ERP. Planilhas manuais deixam de ser fonte primária e passam a ser alimentadas apenas com dados oficiais.”
Ações executadas:
- Reparametrização do Protheus com regras fiscais e contábeis
- Integração entre NF-e, MDF-e, CIOT e romaneio
- Treinamento das equipes operacionais e fiscais
- Criação de dashboards e relatórios auditáveis
- Comunicação direta com a auditoria independente
Resultados:
- Redução de inconsistências entre estoque, NF-e e contabilidade
- Maior agilidade no atendimento a fiscalizações
- Fortalecimento da cultura de dados confiáveis
- Romaneio tratado como documento estratégico — não apenas logístico, mas de controle e conferência fiscal.
🚀 Leve essa Governança Digital para a Sua Empresa: A Metodologia que Funciona em Qualquer ERP
O caso da Agro Amazônia demonstra que a Supervisão Tributária e a Governança Digital são poderosas, e o sucesso do projeto está na metodologia de controle, e não em um único software.
Implementar uma política de "tolerância zero a planilhas" e reestruturar sistemas complexos exige experiência em diversas plataformas.
Precisa Fortalecer Seus Controles Fiscais e Contábeis?
Com experiência em mais de 20 sistemas ERPs no mercado (e não apenas o Protheus), sou Ivanete Vieira Serpa, Contadora Consultiva, e posso garantir a excelência e a confiabilidade dos seus dados, independentemente do software que sua empresa utiliza.
Trago a metodologia de sucesso para:
Otimizar o seu sistema ERP atual.
Garantir a blindagem fiscal e contábil.
Treinar sua equipe na cultura de dados confiáveis.
Fale comigo agora e solicite uma avaliação dos seus controles internos e fiscais.
Entre em Contato:
WhatsApp: (66) 99636-1468
Blog: Ivanetevieiraserpa.blogspot.com
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