Locação de Imóveis, Equipamentos e Veículos: NFS-e Obrigatória a Partir de 2026 – Entenda o Regime de Caixa Exclusivo

📢 Locação de Imóveis, Equipamentos e Veículos: NFS-e Obrigatória a Partir de 2026 – Entenda o Regime de Caixa Exclusivo

Por Ivanete, contadora consultiva especializada em  agronegócio

A Lei Complementar nº 214 e a Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 005 trouxeram mudanças profundas para quem atua com locação no Brasil.  

A partir de junho de 2026, será obrigatória a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para locações de imóveis, equipamentos e veículos, por meio do Portal Nacional da NFS-e.  

Essa regra vale para pessoas físicas e jurídicas, mesmo quando não houver incidência de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).  

🧾 Emissão da NFS-e: obrigatória mesmo sem pagamento

Sim. A NFS-e deve ser emitida sempre que houver uma operação de locação, independentemente do pagamento.  

Ela serve para documentar a operação e garantir transparência fiscal.  

❓ O medo do “duplo prejuízo”

Muitos locadores perguntam:  

“Se o inquilino não pagar, eu vou ter que emitir nota e ainda pagar imposto?”  

Esse raciocínio ficou conhecido como o “duplo prejuízo”.  

Mas a Reforma Tributária resolveu essa questão ao definir que a locação será tributada exclusivamente pelo regime de caixa.  

📊 Competência x Caixa: qual a diferença?

| Conceito | Regime de Competência | Regime de Caixa (Exclusivo para Locação) |

| Reconhecimento da receita | No momento em que o aluguel é devido (contrato ou vencimento) | No momento em que o valor é efetivamente recebido |

| Tributação | Pode gerar imposto mesmo sem pagamento | Só gera imposto após o recebimento |

| Risco de “duplo prejuízo” | Maior | Eliminado |

👉 Na prática:  

- No regime de competência, o imposto poderia ser apurado mesmo sem o pagamento do inquilino.  

- No regime de caixa, o imposto só será devido quando o valor for efetivamente recebido.  

🔎 Regime de Caixa Exclusivo na Locação

A Reforma Tributária, por meio da Lei Complementar nº 214, estabelece que a tributação da locação de bens será feita exclusivamente pelo regime de caixa.  

✅ O que isso muda na prática

- O imposto só será devido quando o valor for efetivamente recebido.  

- Mesmo que a NFS-e seja obrigatória, ela não gera automaticamente tributação se o inquilino não pagar.  

- Isso elimina o risco do “duplo prejuízo” — emitir nota e pagar imposto sem receber.  

📌 Por que o regime de caixa foi escolhido

- A locação de bens não envolve circulação física de mercadoria.  

- O pagamento pode ser parcelado, atrasado ou inadimplente.  

- O regime de caixa garante justiça fiscal, alinhando o momento da tributação com o recebimento real da receita.  

- É uma forma de proteger o locador, especialmente pessoas físicas e pequenos empreendedores.  

❌ E se o inquilino não pagar?

- A NFS-e deve ser emitida mesmo assim, pois ela documenta a operação.  

- Mas o imposto só será devido quando houver recebimento.  

- Se não houver pagamento, o valor pode ser registrado como inadimplência, sem gerar tributação imediata.  

“A obrigatoriedade da NFS-e não significa que você vai pagar imposto sem receber. A Reforma Tributária adotou o regime de caixa justamente para evitar esse tipo de injustiça fiscal. O imposto só será devido quando o dinheiro cair na conta.”  

✅ O que o locador deve fazer

1. Emitir a NFS-e sempre, conforme exigência legal.  

2. Optar pelo regime de caixa, evitando tributação sem recebimento.  

3. Consultar um contador para ajustar o modelo fiscal e evitar riscos.  

4. Acompanhar a transição da Reforma Tributária, que vai até 2033.  

📌 Dica prática 

> “A obrigatoriedade da NFS-e não significa que você vai pagar imposto sem receber. O segredo está no regime de caixa — e na leitura técnica da legislação.”