Aprenda Como Rastrear Seu Lucro
Guia da Contabilidade Agrícola: A Conformidade Direto ao Ponto
Por Ivanete Vieira Serpa Contadora Consultiva | ivanetevieiraserpa.blogspot.com
A contabilidade no agronegócio exige precisão e integração total entre o campo e o escritório. Este manual foca em dois pilares: conformidade fiscal (uso correto de documentos) e rastreamento do lucro (custeio por talhão e provisão de risco), fornecendo o conhecimento necessário para otimizar o lucro real de cada safra.
1. ✅ Conformidade Fiscal: A Estrutura de Documentos Hábis
A base de toda apuração de lucro e defesa fiscal reside na documentação correta.
* Documento Hábil (Idôneo): É o registro com validade jurídica e fiscal que comprova uma operação. Sem ele, despesas são glosadas e o imposto devido aumenta. Os principais são NF-e (entrada e saída), Contratos e Romaneio de Carga.
📦 Controle de Ativos (Estoque e Inventário)
Esta área registra e valoriza o ativo principal da fazenda.
* Estoque e CMV: O controle detalhado de entradas e saídas é crucial para o cálculo correto do Custo das Mercadorias Vendidas (CMV).
* Livro de Inventário: Documento obrigatório que deve espelhar o estoque físico, detalhando quantidade, valor e a Localização (silo próprio, terceiros).
💰 Controle Financeiro (Contas a Pagar e Receber)
* Contas a Pagar: Registra todas as obrigações, incluindo as decorrentes da emissão de Cédulas de Produto Rural (CPRs).
* Contas a Receber: É vital para o Fluxo de Caixa e registra valores devidos por clientes ou liquidações de CPRs Financeiras.
O Que É um Documento Hábil e o Risco de Não Usá-lo
Um documento hábil (ou idôneo) é o alicerce da contabilidade. Ele é o registro com validade jurídica e fiscal que comprova uma operação, sustentando o Princípio Contábil da Entidade e o Princípio do Registro pelo Valor Original.
| Requisito | Descrição. |
| Legalidade | Conforme as normas fiscais e contábeis (ICMS, IRPJ, etc.). |
| Autenticidade | Emitido por fonte confiável e com identificação clara das partes. |
| Integridade | Sem rasuras, alterações ou informações faltantes. |
| Clareza | Detalha a operação (quantidade, valor, natureza). |
🧾 Exemplos Essenciais no Agronegócio
* Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): De entrada (compra de insumos) e saída (venda de grãos).
* Contratos: De parceria agrícola, arrendamento e, crucialmente, a Cédula de Produto Rural (CPR).
* Romaneio de Carga e Recibo de Depósito: Para comprovar o peso e a entrega da produção na moega/armazém.
* Comprovantes Bancários: Extratos e comprovantes de pagamentos/recebimentos.
* Folhas de Pagamento: Recibos, Comprovação de despesas com pessoal etc.
⚠️ O Risco da Inidoneidade Documental
Não usar documentos hábeis ou usá-los de forma incorreta expõe a empresa a riscos graves:
* Glosa Fiscal: A Receita Federal ou o Fisco Estadual pode desconsiderar despesas não comprovadas, aumentando seu imposto devido.
* Multas Pesadas: Penalidades por falta ou incorreção no Livro de Inventário e nos Livros Fiscais.
* Dificuldade em Financiamentos: Bancos e credores exigem balanços auditáveis e sustentáveis.
📚 b: Arquivos Auxiliares Contábeis
– Estoque, Inventário e Fluxo
Os arquivos auxiliares detalham e dão suporte à escrituração. No agronegócio, o controle de estoque é o mais crítico.
📦 Controle de Estoque (Armazém e Campo)
Este registro detalhado é a base para o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) e o valor do seu ativo no Balanço.
* Necessidades: Registrar entradas (produção própria ou compra), saídas (venda, remessa) e perdas (quebra técnica, ajustes de umidade).
* Base para Custo: Integração dos insumos (sementes, fertilizantes, defensivos), mão de obra e depreciação de máquinas usados na produção.
📋 Livro de Inventário (Obrigatoriedade)
Obrigatório, ele é o espelho do seu estoque físico. Deve conter:
* Descrição dos Itens: Detalhe de qual produto agrícola é (Soja, Milho, Algodão).
* Unidade, Quantidade e Valor: Quantificação física e valor monetário do estoque ao final do período.
* Localização: Onde o produto está (silo próprio, cooperativa, armazém de terceiros).
💰 Contas a Pagar e a Receber
Esses arquivos sustentam o Fluxo de Caixa e a saúde financeira, registrando:
* Pagar: Obrigações com fornecedores, impostos e salários.
* Receber: Valores devidos por clientes, inclusive a liquidação de CPR’s
🛡️ Controle Interno: Guardião da Confiabilidade
Um sistema de controle interno eficaz garante:
- Segurança documental (autenticidade e integridade)
- Rastreabilidade dos lançamentos
- Prevenção de fraudes e erros
- Conformidade com as normas contábeis (NBCs) e fiscais
2. 🌳 Rastreamento do Lucro: Custeio por Talhão e Almoxarifado
O lucro real só é conhecido quando o custo é rastreado da semente à colheita, usando o Talhão como Centro de Custo.
🌳 O Talhão: A Unidade de Custo e Rentabilidade
Um talhão é uma subdivisão produtiva da fazenda. Para a Contabilidade de Custo, ele é o Centro de Custo primário da produção:
* Centro de Custo: O talhão absorve todos os gastos (insumos, preparo de solo, colheita, rateios) para que o custo real da produção seja determinado por hectare.
* Rastreabilidade Contábil: Toda Requisição de Insumos (saída do Almoxarifado) e todo Romaneio de Colheita (entrada no estoque) deve ser obrigatoriamente vinculado ao talhão.
📄 O Romaneio de Colheita e o Custo
O Romaneio é o documento operacional que encerra o ciclo de custo e inicia o estoque de produto acabado.
| Etapa | Ação Operacional | Impacto no Custo |
|---|---|---|
| 1. Colheita | Pesagem Bruta e registro do Talhão de Origem. | Vincula a produção ao centro de custo específico. |
| 2. Descontos | Aferição de umidade e impurezas (quebra técnica). | Define o Peso Líquido que será o estoque (ativo). |
| 3. Custo de Frete | Romaneio assinado anexa à NF de Serviço do transportador. | Comprova a despesa de frete, componente do Custo de Produção. |
⚙️ Fluxo Contábil dos Insumos (Estoque > Talhão)
* Estoque Geral: Insumos são comprados e lançados no Estoque de Insumos (Ativo Circulante).
* Movimentação (Almoxarifado): A transferência para aplicação gera uma Requisição de Material ou Romaneio Interno de Custos, que obrigatoriamente deve ser vinculada ao Talhão X.
* Apropriação do Custo: Débito em Custo de Cultura em Formação (Talhão X) e Crédito em Estoque de Insumos.
📉 Rateio e Apuração da Margem
* Rateio: Custos indiretos (salários, depreciação) são rateados aos talhões, geralmente por área plantada (hectares).
* Margem Real: O custo unitário real é obtido dividindo-se o Custo Total do Talhão (insumos + rateios) pela Produção Líquida (Romaneio).
Integração do Produto Agrícola – Da Colheita à Venda
A rastreabilidade é a chave para a conformidade e a lucratividade no agronegócio.
* 🌱 Colheita e Entrada no Estoque: Aferição do peso bruto na balança e emissão do Romaneio de Carga. O peso líquido (após descontos por umidade/impurezas) é a base para o lançamento da Entrada da Produção no sistema de estoque.
* 🏠 Custo de Produção: Neste momento, o sistema deve integrar o custo total daquela safra (insumos utilizados, gastos com colheita) para precificar corretamente o estoque (custo médio ou PEPS).
* 📦 Venda e Saída: O pedido de venda gera a Nota Fiscal de Saída. O sistema automaticamente:
* Dá baixa no estoque (diminuição do ativo).
* Reconhece a receita (aumento do resultado).
* Calcula o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) para apuração do lucro.
* 🔄 Integração com a Contabilidade: Sistemas ERP transformam o Romaneio e a NF-e em lançamentos contábeis e fiscais, garantindo que o Livro de Inventário e a Escrituração Fiscal Digital (EFD) estejam sempre espelhando a realidade
3. 🧩 Gestão de Risco: O Tratamento Avançado da CPR
A Cédula de Produto Rural (CPR) e Seus Reflexos Contábeis
A CPR – Cédula de Produto Rural é um dos instrumentos mais utilizados no financiamento da produção agrícola. Ela representa uma promessa de entrega futura de produtos agropecuários e tem implicações contábeis e fiscais importantes.
📄 Tipos de CPR
| Tipo | Características |
|---|---|
| CPR Física | Obriga o produtor a entregar o produto (ex: 1.000 sacas de soja) |
| CPR Financeira | Permite a liquidação em dinheiro, com base no valor de mercado do produto |
🧾 Documentação e Escrituração
* A CPR deve ser registrada como passivo financeiro no momento da emissão (obrigação de entrega ou pagamento futuro).
* A entrega do produto ou o pagamento em dinheiro deve ser baixado no contas a pagar e refletido no estoque ou caixa.
* A CPR com garantia (penhor, alienação fiduciária) exige registro em cartório e controle patrimonial.
⚠️ Riscos e Cuidados
* Não registrar a CPR pode gerar inconsistências no passivo e comprometer a análise de crédito.
* A inadimplência na entrega do produto pode gerar execução judicial e bloqueio de bens.
* A precificação incorreta do produto na liquidação da CPR pode distorcer o resultado contábil.
A Cédula de Produto Rural (CPR) exige provisão para evitar surpresas no fluxo de caixa e no resultado.
📝 Ágio e Deságio
A diferença entre o valor de mercado do grão na data de emissão e o valor líquido recebido representa o custo/receita financeira do adiantamento (ágio/deságio), a ser amortizado pelo regime de competência.
📈 Provisão (Mark-to-Market)
Para CPRs Físicas (obrigação de entrega), é obrigatório manter uma provisão no passivo que reflita a variação da cotação atualizada do grão (Fair Value).
* Função: Essa provisão protege a empresa do risco de capacidade de pagamento.
⚠️ O Ponto Crítico Fiscal (Lucro Real)
O contador deve realizar um duplo controle no Lucro Real: a provisão (Fair Value) exigida pela contabilidade de gestão deve ser ajustada (excluída ou adicionada) na apuração mensal do IRPJ/CSLL para cumprir a legislação fiscal, evitando divergências e multas.
4. 🏢 Conformidade na Armazenagem em Terceiros
O produto estocado em cooperativas exige o uso correto dos CFOPs para suspender o ICMS.
* Remessa para Armazenagem: O produtor emite a NF (CFOP 5.905 ou 6.905).
* Venda e Retorno Simbólico: Na venda, o produtor emite a NF de Venda. O depositário emite a NF de Retorno Simbólico (CFOP 5.906 ou 6.906), comprovando a saída física.
O Complexo Armazenamento em Terceiros e Cooperativas
Armazenar em estruturas alheias exige atenção redobrada aos documentos fiscais. O produto não é seu fisicamente, mas continua sendo seu contabilmente.
🧾 Documentação Fiscal Essencial
Ao remeter o produto para a cooperativa ou armazém de terceiros, o produtor deve emitir a Nota Fiscal de Remessa para Armazenagem.
* CFOP 5.905 (Dentro do Estado) ou 6.905 (Fora do Estado).
* A remessa não é uma venda, e sim uma transferência de custódia. O ICMS é suspenso, pois a tributação ocorrerá na venda final.
🔄 Controle de Estoque por Localidade
* O Produto é Seu: O grão enviado continua registrado no seu estoque contábil.
* Na Venda: Quando o produtor vende o grão que está na cooperativa, ele emite a NF de Venda. O depositário (cooperativa) emite uma NF de Retorno Simbólico (CFOP 5.906 / 6.906), que comprova a saída física do armazém.
💡 Cuidados Jurídicos
* O contrato de armazenagem deve ser hábil e robusto, definindo responsabilidades sobre perdas, quebras e custos de armazenagem
5. 🛡️ Controle Interno e KPIs para Decisão
O Controle Interno exige a Rastreabilidade da Safra e a Conferência Dupla entre Romaneios e NFs.
Acompanhe Indicadores-Chave (KPIs):
| Indicador | Finalidade |
|---|---|
| CMV (Custo das Mercadorias Vendidas) | Apura o custo real da produção vendida. |
| Margem Bruta por Safra | Mede a rentabilidade operacional. |
| Ciclo Financeiro | Mede o tempo de capital imobilizado. |
O Papel Estratégico do Controle Interno e da Rastreabilidade
O controle interno é a ferramenta que assegura a qualidade e a veracidade de todos os documentos hábeis e arquivos auxiliares.
* Rastreabilidade da Safra: Você deve ser capaz de rastrear uma venda até o lote de insumos que a gerou.
* Conferência Dupla: Implemente procedimentos de checagem cruzada entre o Romaneio, a NF-e e o registro de entrada no sistema.
* Prevenção de Fraudes e Erros: Um controle interno eficaz detecta desvios, erros de registro e previne fraudes, protegendo o patrimônio da empresa
6. 💻 Tecnologia, Compliance e LGPD
Softwares ERP especializados são indispensáveis para automatizar CFOPs, calcular a margem de lucro real por lote/safra e garantir o Armazenamento Seguro de dados, atendendo ao Compliance e LGPD.
A Tecnologia para Automatizar a Conformidade no Agronegócio , fazer essa integração de forma manual é praticamente impossível em grandes volumes.
Soluções de gestão e softwares ERP especializados no agronegócio são indispensáveis para:
* Automatizar CFOPs: Geração automática da NF de Remessa (5.905) e processamento da NF de Retorno (5.906) do depositário.
* Conciliação: Comparação automática de saldos de estoque (físico vs. contábil) e de contas a pagar/receber com extratos bancários.
* Cálculo de Margem: Integração do custo de produção por lote/safra com o preço de venda, permitindo a análise da margem de lucro real.
* Armazenamento Seguro: Digitalização e guarda dos documentos hábeis em nuvem, facilitando auditorias e fiscalizações
📣 Na contabilidade agrícola moderna não é apenas conformidade; é sobre rastrear o lucro. Ao dominar o uso de documentos hábeis e aplicar o custeio detalhado por talhão, você transforma a contabilidade em sua ferramenta mais poderosa de gestão.
Compliance e LGPD no Agronegócio
Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), produtores e cooperativas que armazenam dados de clientes, fornecedores e colaboradores devem ter práticas robustas de segurança.
* Políticas de Privacidade: Devem ser claras para os stakeholders.
* Armazenamento Seguro: Garantir o sigilo dos documentos digitais (contratos, CPFs, RGs).
* Controle de Acesso: Apenas pessoas autorizadas na contabilidade e no financeiro devem acessar dados sensíveis.
* Documentação: Registrar consentimentos e finalidades de uso dos dados, alinhando a guarda documental às exigências da LGPD.
📣 A contabilidade no agronegócio é estratégica. Ela transforma dados operacionais (romaneios, estoques) em informações fiscais e gerenciais (CMV, lucro da safra). A adoção de documentos hábeis, o controle rigoroso de arquivos auxiliares e a automação tecnológica são a base para a conformidade e a maximização da sua lucratividade.
> Quer eliminar o risco fiscal e garantir a margem de lucro real de cada safra?
> Não deixe a complexidade da contabilidade agrícola limitar seu crescimento.
> [Agende uma análise e diagnóstico pelo WhatsApp 66 996361468] para estruturar sua gestão e otimizar a integração da colheita à venda.
Por Ivanete Vieira Serpa Contadora Consultiva Ivanetevieiraserpa.blogspot.com
